Архив заходит коробкой.Выходит полосой реза.

Уничтожение документов с актом в Москве: как устроена процедура

Компания подходит к уничтожению документов обычно в двух состояниях. Либо архив физически вытеснил людей из помещения, либо назначена проверка и выяснилось, что бумаги хранятся дольше положенного. Оба случая решаются одинаково: экспертиза, опись, рез, акт.

Slon13.cc работает в Москве и Московской области с полным циклом. Мы не только увозим коробки — мы отвечаем за то, чтобы документ, подтверждающий уничтожение, выдержал взгляд налоговой, Роскомнадзора и вашего же внутреннего аудита.

Почему акт важнее самого шредера

Измельчить бумагу может кто угодно. Юридическое значение имеет не крошка, а бумага о крошке. Акт об уничтожении документов — единственное доказательство того, что вы не потеряли архив, не выбросили его на помойку и не передали третьим лицам.

В акте фиксируются дата, адрес работ, перечень уничтоженного с массой или количеством единиц, способ и уровень измельчения, состав комиссии. Без любого из этих пунктов документ превращается в накладную на макулатуру.

Сроки хранения: что нельзя резать в Москве и области

Самая дорогая ошибка — уничтожить документ, который ещё живёт. Перечень типовых управленческих документов задаёт конкретные сроки, и ориентироваться на память бухгалтера здесь нельзя.

• Первичные учётные документы и регистры — 5 лет после отчётного года.
• Договоры с контрагентами — 5 лет с момента окончания срока действия.
• Кадровые документы, законченные до 2003 года, — 75 лет, после — 50 лет.
• Документы по расчёту страховых взносов — 6 лет.
• Дела с отметкой ЭПК — на постоянное хранение, шредер исключён.

Если сортировать некому, наш архивист выезжает на объект и разделяет массив сам. Одна смена обычно закрывает 30–60 погонных метров полок.

Три сценария, с которыми к нам приходят

Первый — переезд офиса. Архив за пятнадцать лет внезапно нужно куда-то деть, а перевозить его в новое помещение бессмысленно и дорого. Здесь мы обычно приезжаем за два-три дня до грузчиков и снимаем с компании самый неприятный участок сборов.

Второй — ликвидация или смена юрлица. Часть дел уходит в архивное учреждение, часть подлежит уничтожению, и разделить их должен человек, который понимает разницу между постоянным сроком и пятилетним. Ошибка тут всплывает через годы, когда бывший сотрудник запрашивает справку о стаже.

Третий — плановая чистка. Компания раз в год выделяет к уничтожению документы, у которых истёк срок, и держит архив в рабочем объёме. Это самый дешёвый режим: партии небольшие, авралов нет, акт формируется по накатанной схеме.

Персональные данные и 152-ФЗ

Оператор персональных данных обязан уничтожить их по достижении цели обработки и подтвердить это. Анкеты, копии паспортов, медицинские и кадровые дела мы режем уровнем не ниже P-5 и выделяем в отдельную партию, без смешивания с общим потоком.

Уровни резки и стоимость: на что смотреть в смете

Уровень измельчения по DIN 66399 определяет, можно ли теоретически собрать документ обратно. Экономия здесь бессмысленна: разница между классами в цене небольшая, а в последствиях — принципиальная.

На цену влияют три вещи: объём партии, этаж и наличие лифта, срочность. Партия от 300 кг с первого этажа обходится минимально, срочный вечерний рейс в пределах МКАД — дороже примерно на треть.

Как заказчик контролирует процесс

Недоверие к подрядчику здесь нормально: вы отдаёте посторонним людям коробки с данными сотрудников и контрагентов. Поэтому контроль встроен в процедуру, а не предлагается как опция за доплату.

Кузов пломбируется при вас, номер пломбы попадает в путевой лист и в акт. Представитель заказчика может поехать на производство и присутствовать при резке. Если внутренний регламент запрещает вывоз — приезжает мобильный шредер, и бумага не покидает вашу территорию ни на метр.

Вывоз или мобильный шредер

Вывоз дешевле и подходит большинству. Мобильный шредер выбирают там, где документы не должны покидать периметр: банки, клиники, оборонные предприятия, компании с внутренним регламентом безопасности.

Оформить заявку в Slon13.cc можно за минуту — достаточно примерного объёма в коробках или погонных метрах. Дальше мы считаем массу, называем цену и дату, и от вас требуется только подписать акт. Бренд Slon13cc работает по Москве и области с 2014 года.